Introducción: Sin métricas, no hay ventas (y no, no es magia)
Déjame adivinar: arrancaste el año con nuevos objetivos de ventas, definiste cuánto quieres facturar, ajustaste tu presupuesto de marketing, incluso armaste una estrategia con campañas en Facebook, Google y LinkedIn.
Pero hay un pequeño (gran) problema: no tienes idea de cuántos leads necesitas generar para realmente lograr esas ventas.
Y esto, amig@ mío, es un error que vemos en 9 de cada 10 empresas con las que trabajamos. Invierten en marketing esperando que "algo pase", pero sin una proyección clara de conversión, terminan quemando presupuesto sin saber si van bien, mal o regular.
Aquí es donde entra NEVAR, nuestra metodología para alinear marketing y ventas con números claros y estrategias medibles. Específicamente, dentro del pilar de Resultados, medimos los indicadores clave que te dicen exactamente cuántos leads necesitas para alcanzar tus metas comerciales.
En este blog te enseñaremos a calcular esa cifra con una fórmula sencilla, respaldada por datos, y te daremos herramientas para que dejes de operar a ciegas. Porque vender más no es cuestión de suerte, sino de trazabilidad y estrategia.
Y si después de leer esto quieres profundizar en cómo optimizar tu embudo, te recomiendo leer nuestro blog sobre Automatiza o muere: Cómo optimizar tus procesos de marketing y ventas.
Vamos al grano.
Entendiendo las etapas del embudo: No todo es marketing
Antes de calcular cuántos leads necesitas, debes comprender qué pasa con ellos una vez que entran a tu embudo. Un error común es culpar a las campañas de marketing cuando no se alcanzan las metas comerciales, sin analizar todas las etapas del proceso.
Ejemplo clásico:
Imagina que estás organizando un webinar como estrategia de generación de leads. No basta con medir cuántas personas se registran, sino que debes entender cuántas realmente participan y cuántas llegan al cierre de ventas.
Un embudo bien definido para este caso se vería así:
Registros: Personas que completan el formulario para asistir al webinar.
Datos válidos: Prospectos que dejaron información correcta y utilizable.
Asistentes en vivo: Personas que realmente se conectaron al evento.
Interesados: Aquellos que solicitaron información o llenaron un formulario.
Propuestas enviadas: Leads que recibieron una oferta.
Cierres de ventas: Clientes que finalmente compraron el producto o servicio.
Tasas de conversión esperadas:
Si analizamos datos de múltiples campañas en distintas industrias, encontramos las siguientes tasas de conversión promedio:
Del 100% de registros, solo el 60% tiene datos correctos.
De estos, 35% asisten al webinar en vivo.
De los asistentes, 25% muestran interés en la oferta.
De los interesados, 40% piden más información o una propuesta.
Finalmente, entre 15% y 30% de las propuestas se convierten en clientes.
Ejemplo numérico:
Si se registran 1,000 personas a tu webinar, el desglose aproximado sería:
600 con datos correctos
210 personas que realmente asisten
53 que muestran interés
21 que solicitan una propuesta
Entre 3 y 6 clientes cerrados
¿Por qué es importante conocer estos números?
Porque si solo analizas el número de registros, podrías pensar que el webinar fue un éxito, cuando en realidad el problema puede estar en que no se están conectando suficientes personas o que no se genera el interés adecuado.
Diagnóstico del embudo:
Si en este mismo escenario solo el 10% de los registrados asisten al evento, el problema no es la generación de leads, sino el engagement pre-webinar. En este caso, debes optimizar recordatorios, contenido de valor y estrategias de persuasión.
Si, por otro lado, el 50% de los asistentes interactúa, pero pocos solicitan una propuesta, significa que la oferta no es clara o que el perfil del lead no es el ideal.
Conclusión: No todo es un problema de la campaña de marketing. Antes de hacer cambios, primero mide dónde se están perdiendo los leads y por qué.
Medir las tasas de conversión en cada etapa: Encontrar el cuello de botella
El éxito de un embudo de ventas no depende solo de generar más leads, sino de asegurarte de que la conversión entre etapas sea la adecuada.
Ejemplo de una empresa de SaaS (Software as a Service)
Imagina que tienes una empresa que vende un software de gestión para negocios y quieres obtener 30 nuevos clientes al mes.
Tu embudo de conversión podría verse así:
Visitantes en la landing page: 10,000 personas
Leads generados: 1,500 (15% de conversión en landing page)
Leads calificados: 750 (50% cumplen con el perfil ideal)
Pruebas gratuitas activadas: 300 (40% de los calificados toman acción)
Demos solicitadas: 150 (50% piden una demo)
Cierres de ventas: 30 (20% de los que agendan demo compran)
🔎 ¿Dónde se puede mejorar?
Si de 10,000 visitantes solo 1,500 dejan sus datos, puede ser que la landing page no esté optimizada o que el formulario sea muy extenso.
Si de 750 leads calificados solo 300 prueban el software, es posible que necesites un mejor proceso de onboarding o incentivos para que activen su prueba gratuita.
Si de 150 demos solo 30 cierran, tal vez haya un problema en la propuesta de valor, en la objeción de precio o en el seguimiento de ventas.
Estrategia de optimización basada en datos:
Optimizar la landing page para aumentar la tasa de conversión a leads.
Personalizar los emails y WhatsApp para mejorar la activación.
Capacitar al equipo de ventas en manejo de objeciones y cierre.
Trazabilidad y ajustes en el embudo: No optimices a ciegas
Una vez que identificas dónde se pierden prospectos, puedes hacer ajustes estratégicos.
Herramientas para calcularlo sin dolor de cabeza
Si no quieres hacer estos cálculos a mano cada mes, puedes usar herramientas como:
§ Google Sheets → Para crear una calculadora de embudos personalizada.
§ Google Analytics y Meta Ads → Para rastrear tráfico y leads generados.
Caso Práctico: Cómo una empresa duplicó sus ventas con esta fórmula
Contexto: Empresa de software B2B
Nuestro cliente, una empresa SaaS, tenía un problema común: generaban muchos leads, pero no cerraban suficientes ventas. Invertían en Google Ads y LinkedIn Ads, pero no tenían idea de cuántos leads necesitaban realmente.
El problema
Querían vender 30 licencias al mes.
No tenían claras sus tasas de conversión en cada etapa del embudo.
Estaban generando solo 250 leads al mes sin saber si era suficiente.
Lo que hicimos con NEVAR. Medimos cada etapa del embudo:
Leads → Leads calificados (35%)
Leads calificados → Oportunidades (25%)
Oportunidades → Ventas cerradas (20%)
Calculamos su necesidad real de leads: 30 ventas ÷ (0.35 x 0.25 x 0.20) = 1,715 leads al mes
Optimizamos campañas para generar más leads calificados y mejorar la conversión.
Los resultados tras 6 meses:
Redujeron el CAC en un 18% al priorizar canales con mejor conversión.
Aumentaron su tasa de conversión final del embudo de 1.75% a 2.5%.
Duplicaron las ventas sin aumentar el presupuesto en anuncios.
Conclusión: Los datos son tu mejor aliado para vender más
Si sigues invirtiendo en marketing sin saber cuántos leads necesitas, estás operando a ciegas. Calcular tu embudo te da control sobre tus ventas y permite optimizar cada etapa del proceso.
Este cálculo es solo el primer paso para tomar decisiones más estratégicas en marketing y ventas. En Güork, ayudamos a empresas a implementar embudos con trazabilidad, claridad y predictibilidad.
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Y no lo olvides, si quieres entender todo tu proceso comercial, revisa la Metodología NEVAR.
César Araico
Director General
Güork Marketing Company
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